Apakah Anda Belum Yakin Untuk Memanfaatkan Layanan Cloud Email ?

cloud email indonesia

Pada bulan Oktober 2016, Datacomm Cloud Business tepat berumur satu tahun. Dan dalam rangka merayakan ulang tahun kami yang pertama, saya secara personal mereview setiap jasa layanan Cloud kami. Pertanyaan besar yang ada di kepala saya adalah diantara seluruh layanan yang kami sediakan, layanan manakah yang memberikan benefit yang paling banyak kepada customer kami ? ini bukanlah pertanyaan yang sederhana, namun setelah berfikir selama beberapa hari, saya menyimpulkan bahwa layanan cloud email adalah layanan yang memberikan benefit terbayak kepada customer.

Banyak orang di industry IT akan setuju dengan saya bahwa layanan email adalah layanan yang paling umum dan aplikasi IT yang paling dipahami, namun banyak orang lupa betapa pentingnya komunikasi email dalam konteks bisnis. Saya berfikir, email adalah contoh yang paling nyata untuk mengetahui reputasi suatu perusahaan di dunia maya. Suatu perusahaan tanpa menggunakan nama domain dari perusahaannya sebagai alamat email (cth : john.doe@company.com) akan dianggap sebagai organisasi / perusahaan dengan reputasi yang buruk. Dalam pandangan saya, sebuah perusahaan yang menggunakan email domain seperti @yahoo.com, @gmail.com, atau @hotmail.com berpotensi kehilangan kredibilitas dalam jaringan bisnis mereka. Apalagi sebagian besar perusahaan atau organisasi kurang memahami “real cost” dalam menjalankan sistem email.

Memanage sistem email untuk bisa bejalan dengan baik dengan standar enterprise merupakan hal yang sangat kompleks. Itulah mengapa saya berfikir bahwa layanan email cloud memberikan keuntungan yang signifikan bagi pasar. Inilah beberapa alasan mengapa saya berpendapat demikian :

1.) Mempertahankan availabilitas – SLA 99.9 % adalah tugas yang besar

Tidak ada seorangpun yang mendapat penghargaan ketika menjalankan sistem email dengan benar, namun jika sistem email tersebut “down”, semua orang akan segera melakukan complain. Semua orang pasti mengharapkan sistem email berjalan dengan lancar setiap waktu. SLA 99.9% berarti hanya boleh downtime 43 menit dalam satu bulan. Mempertahankan SLA 99.9% membutuhkan kekuatan dan ketahanan sistem, sumber daya manusia yang berpengetahuan luas dan proses maintenance yang solid.

2.) Kurang pemahaman atau meremehkan kompleksitas dari sistem email

Konfigurasi email terdiri dari beberapa layanan untuk memberikan setingan tertentu untuk setiap fungsi. Masing-masing sub sistem perlu untuk disetel dan dikonfigurasi untuk mencapai kinerja yang optimal. Berdasarkan hal di atas, sistem e-mail dapat menjadi sangat kompleks, sulit untuk set-up dan di maintain.

Hampir semua sistem email harus terdiri dari beberapa elemen jaringan seperti :

– Mail Transfer Agent Server
– Mailbox Server
– Proxy Server
– LDAP & DNS Server
– Mail Security Server
– Security Devices
– Network Devices

3.) Ancaman keamanan Cyber – spam, malware, virus.

Bahkan jika sebagian besar dari komunikasi email yang digunakan untuk komunikasi internal, email sistem masih harus terhubung ke dunia luar. Dengan demikian, sistem email dapat segera terkena ancaman Keamanan. Pengelolaan yang tidak tepat dari sistem email rentan terhadap isu spam ketika proses mengirim dan menerima. Virus dan malware dapat berpotensi terjadi pada komunikasi email untuk masuk ke sistem IT perusahaan. Perlindungan cyber dan pemantauan haruslah bekerja 24-7, karena penyusup dapat masuk dengan tanpa mengenal batas dan waktu, menempel sendiri ke dalam sistem anda kapan saja dari mana saja di seluruh dunia.

Seorang hacker tidak perlu mendapatkan akses ke administrator atau root login untuk menghasilkan serangan besar-besaran yang akan merusak reputasi  alamat IP perusahaan, yang pada akhirnya memblokir semua pesan email perusahaan di dunia maya. Hanya memerlukan satu akun email untuk dieksploitasi dan menghasilkan konsekuensi bencana bagi anda.

Sayangnya, masalah ini sangat umum, dan akan memberikan dampak yang sangat parah pada komunikasi bisnis dan operasi, dalam hal ini membutuhkan waktu beberapa hari untuk dapat memulihkan sistem kembali.

4.) Dukungan dan Struktur Eskalasi – 24 -7

Bisnis memang tidak dapat dibuka 24-7 tapi kita tidak bisa menghentikan orang dari mengirim email setelah jam kantor. Seperti disebutkan di atas, kompleksitas sistem email dan keharusan untuk tetap online 24-7 membutuhkan keahlian yang mumpuni dari tim teknis. Untuk mendukung sistem email secara efektif, maka tim IT harus memiliki skill set yang multi-disiplin, mulai dari server, jaringan, sistem operasi, keamanan, virtualisasi dan tenaga ahli di bidang aplikasi email

Meskipun sebagian besar orang-orang menggunakan email setiap hari, sangat mudah untuk mengabaikan fakta bahwa email adalah sistem yang kompleks dan bisa saja menjadi sulit untuk memecahkan masalah. Misalnya, jika anda mengirim pesan dan pesan tersebut tidak diterima, bagaimana anda menyelesaikan masalah tersebut ? Masalah ini bisa disebabkan oleh kesalahan konfigurasi di salah satu dari banyak komponen server e-mail, seperti setelan spam filter keluar yang kurang pas, atau oleh masalah eksternal, seperti blacklist.

5.) Privasi Pesan – Bagaimana kita menghadapi hal ini ?

Teknologi enkripsi pesan semakin matang, dan meskipun sertifikat keamanan SSL dapat diimpelentasikan, bagaimana kita dapat memastikan bahwa sistem administrator tidak akan mencungkil sistem dan mengakses informasi sensitif ? Tantangan-tantangan ini dapat diminimalkan dengan desain yang baik dan teknologi tetapi pada akhirnya tetap harus dikombinasikan dengan pendidikan dari orang-orang dan proses tata kelola yang baik. Perusahaan harus berinvestasi dalam audit reguler untuk memenuhi dengan Standar Internasional. Pengujian penetrasi CyberSecurity reguler perlu untuk dilakukan karena hal itu penting untuk mencapai standar ISO 27001. Operasi standar IT yang optimal dapat mengikuti ITIL framework. ISO 20000 berfungsi sebagai standar dan acuan di IT Service Management.

6.) ROI email cloud sangat menjanjikan

Setelah memahami tantangan-tantangan di atas dan mengkalkulasi biaya untuk membangun suatu sistem yang cocok untuk menghadapinya, akan menjadi sangat jelas bahwa ROI untuk email berabasis cloud adalah yang paling mudah dan solusi yang paling masuk akal.

Untuk info lebih lengkap mengenai Datacomm Cloud Email as a Service, silahkan klik link dibawah ini :

https://cloud.datacomm.co.id/services/cloudciti/email-as-a-service/en

 

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*
*